Автоматизація фінансових операцій для малого бізнесу: Огляд найкращих практик та інструментів для автоматизації обліку, податків та інших фінансових процесів у малому бізнесі

Успіх будь-якого підприємства залежить від грамотно організованого управління. Для отримання стабільного прибутку необхідно вдосконалити фінансові процеси, для чого знадобиться використання програм автоматизації. Підприємець зможе контролювати переказ і надходження грошових коштів, працювати з будь-яким товаром, вести статистику угод.

Комерційні організації малого підприємництва мають велике значення для економіки країни, скорочуючи рівень безробіття і будучи джерелом інновацій. Багато важливих винаходів належать невеликим компаніям. Співробітники таких підприємств ефективніші, готові до кризових ситуацій, здатні вирішувати кілька завдань одночасно. Малі підприємства спрямовані на задоволення потреб клієнтів, а не конкретний продукт, що дає змогу розширювати сферу діяльності та отримувати високий прибуток. А щоб підвищити кількість клієнтів, яких можна обслужити за невеликий час, бізнес-процеси ставлять на автоматизацію. Участь співробітника скорочується, а всю рутинну роботу виконують програми.

Плюси автоматизації бізнесу

Впровадження програм, призначених для автоматизації процесів, корисне для будь-яких підприємств, незалежно від розміру і сфери діяльності.

Співробітники можуть обслужити більше клієнтів, скоротивши на це час. Це дасть змогу підприємству знизити витрати на персонал без шкоди для бізнесу, а навпаки - збільшивши прибуток.

Підвищується точність процесом. Програми ефективніше виконають складну роботу. На відміну від співробітників вони не припускаються помилок через неуважність або втому, і готові виконувати свою функцію в будь-який час.

Звільняється час на здійснення інших, не менш важливих завдань, які можуть виконати співробітники. А процеси, пов'язані з фінансами, що вимагають підвищеної точності, можна делегувати спеціальним сервісам.

Деякі процеси, які виконують люди, вимагають багато часу або грошових коштів. Автоматизація дає змогу уникнути зайвих витрат і вдосконалити взаємодію з клієнтами.

Відстеження фінансових показників у режимі реального часу. Сервіси автоматично формують звіти на основі збережених даних. Є програми, які складають річний фінансовий звіт, надсилають до податкової дані.

Для яких процесів можна використовувати автоматизацію

• Робити розрахунки, підвищуючи рентабельність підприємства, обираючи перспективні замовлення, що несуть більший прибуток.
• Вести бухгалтерський облік, фіксувати витрати і надходження коштів.
• Планувати фінансові показники.
• Оформляти документи для підприємства, клієнтів або партнерів.
• Вести управлінський облік.
• Отримувати в будь-який час доступ до інформації про поточні справи фірми.
• Оптимізувати процеси поставок і транспортної логістики для дотримання термінів і відстеження етапів виконання.
• Налагодити комунікацію з користувачами, створювати листи за шаблонами і розсилати їх передплатникам.
• Збирати дані для їхнього опрацювання та аналізу з метою вивчення конкурентів і клієнтської аудиторії. Деякі програми.

Інноваційні технології використовуються підприємствами для їхнього успішного розвитку. Запорукою ефективної побудови процесів є автоматизація, впроваджувати яку можна в будь-якій діяльності.

• Документообіг.
• Планування та розробка бюджету.
• Податковий облік.
• Логістика.
• Будівельний бізнес.
• Комерційна діяльність.
• Виробнича діяльність.
• Управління проєктами.
• Фінансова звітність за міжнародними стандартами.

Як виконується автоматизація фінансових процесів

Зробити систему управління автоматизованою, щоб вона працювала злагоджено й ефективно, це справа не п'яти хвилин. Просто встановити програму і чекати, що вона почне вирішувати за вас усі рутинні завдання, не вийде. Це процедура, яка вимагає зваженого підходу і складається з кількох етапів. І до кожного з цих етапів слід поставитися уважно.

Аналіз і складання плану

Перший крок до реалізації оптимізування процесів - визначити цілі, чітко розуміти, що покращуватимете і для чого. Ви маєте розуміти, що автоматизація принесе користь підприємству, дасть змогу поліпшити певні показники. Визначитися допоможе опис усіх процесів, оцінка впливу нової системи на бізнес. Автоматизація вигідна буде в тому разі, якщо цілі компанії та процеси незмінні. Підрахуйте витрати на встановлення та придбання програми, навчання персоналу, щоб вони не перевищували очікуваний дохід. Виділіть повторювані процеси, що забирають найбільше часу, і знайдіть інструмент для їхньої автоматизації, щоб він удосконалив роботу, не змінюючи її суті. Переконавшись, що переглядати структуру підприємства не доведеться, переходить до планування. Для складання плану потрібно проаналізувати потреби клієнтів і підприємства, що можна довірити фахівцям.

Вибір і впровадження програмних продуктів

Розробники пропонують комплексні системи для автоматизації бізнес-процесів, програми з уніфікованим функціоналом. Обирайте програмне забезпечення з урахуванням діяльності бізнесу. З величезної кількості програмних продуктів зупиняйте увагу на якісних рішеннях, які просто буде адаптуватися під потреби компанії. Обирайте з доступних практик з автоматизації.

• Програма під ключ. Це комплекс послуг, з підбором рішення і його впровадженням.
• Програма, куплена у постачальника, встановлена і освоєна своїми силами.
• Система, взята в оренду. Ви укладаєте договір із власником програмного продукту, і використовуєте його на законних підставах за фіксовану плату, що зручно і вигідно.

Етап впровадження системи автоматизації полягає і в навчанні персоналу, роздачі інструкцій і доступів. Співробітники мають розуміти, що програма з автоматизації спрямована на полегшення їхньої роботи, а не на заміну персоналу.

З'єднання програмних додатків із загальною системою підприємства

Інтеграція, це важлива частина роботи, яка проводиться постійно. Залежно від ситуації, може знадобитися оперативний обмін даними між продуктами, інструментом і сайтом, конфігураціями системи. Інтеграція об'єднує роботу відділів компанії та програмних продуктів в одне ціле. Її суть у тому, щоб дані, які вводяться в систему-джерело, автоматично переносилися в іншу систему, синхронізувалися між підрозділами компанії.

Найкращі інструменти для автоматизації фінансових операцій

Відома програма, яку використовують підприємства різних розмірів і галузей для автоматизації обліку фінансів, це 1С. Останнім часом все більше компаній переходить на альтернативне рішення - ERP CRM- систему міжнародного класу, яка є продуктом Майкрософт. Зручний сервіс, який підходить для всіх типів бізнесу, це додаток RemOnline. Сервіс USAP.ONLINE автоматизує облік підприємств у сфері торгівлі та надання послуг.