Автоматизация финансовых операций для малого бизнеса: Обзор лучших практик и инструментов для автоматизации учета, налогов и других финансовых процессов в малом бизнесе

Успех любого предприятия зависит от грамотно организованного управления. Для получения стабильной прибыли необходимо усовершенствовать финансовые процессы для чего понадобится использование программ автоматизации. Предприниматель сможет контролировать перевод и поступление денежных средств, работать с любым товаром, вести статистику сделок.

Коммерческие организации малого предпринимательства имеют большое значение для экономики страны, сокращая уровень безработицы и являясь источником инноваций. Многие важные изобретения принадлежат небольшим компаниям. Сотрудники таких предприятий более эффективны, готовы к кризисным ситуациям, способны решать несколько задач одновременно. Малые предприятия направлены на удовлетворение потребностей клиентов, а не конкретный продукт, что позволяет расширять сферу деятельности и получать высокую прибыль. А чтобы повысить количество клиентов, которых можно обслужить за небольшое время, бизнес-процессы ставят на автоматизацию. Участие сотрудника сокращается, а всю рутинную работу выполняют программы.

Плюсы автоматизации бизнеса

Внедрение программ, предназначенных для автоматизации процессов полезно для любых предприятий, независимо от размера и сферы деятельности.

Сотрудники могут обслужить больше клиентов, сократив на это время. Это позволит предприятию снизить расходы на персонал без ущерба для бизнеса, а наоборот – увеличив прибыль.

Повышается точность процессом. Программы более эффективно выполнят сложную работу. В отличие от сотрудников они не допускают ошибок из-за невнимательности или усталости, и готовы выполнять свою функцию в любое время.

Освобождается время на осуществление других, не менее важных задач, которые могут выполнить сотрудники. А процессы, связанные с финансами, что требует повышенной точности, можно делегировать специальным сервисам.

Некоторые процессы, выполняемые людьми, требуют много времени или денежных средств. Автоматизация позволяет избежать лишних расходов и усовершенствовать взаимодействие с клиентами.

Отслеживание финансовых показателей в режиме реального времени. Сервисы автоматически формируют отчеты на основе сохраняемых данных. Есть программы, которые составляют годовой финансовый отчет, отправляют в налоговую данные.

Для каких процессов можно использовать автоматизацию

• Делать расчеты, повышая рентабельность предприятия, выбирая перспективные заказы, несущие большую прибыль.
• Вести бухгалтерский учет, фиксировать расходы и поступление средств.
• Планировать финансовые показатели.
• Оформлять документы для предприятия, клиентов или партнеров.
• Вести управленческий учет.
• Получать в любое время доступ к информации о текущих делах фирмы.
• Оптимизировать процессы поставок и транспортной логистики для соблюдения сроков и отслеживания этапов выполнения.
• Наладить коммуникацию с пользователями, создавать письма по шаблонам и рассылать их подписчикам.
• Собирать данные для их обработки и анализа с целью изучения конкурентов и клиентской аудитории. Некоторые программы.

Инновационные технологии используются предприятиями для их успешного развития. Залогом эффективного построения процессов является автоматизация, внедрять которую можно в любой деятельности.

• Документооборот.
• Планирование и разработка бюджета.
• Налоговый учет.
• Логистика.
• Строительный бизнес.
• Коммерческая деятельность.
• Производственная деятельность.
• Управление проектами.
• Финансовая отчетность по международным стандартам.

Как выполняется автоматизация финансовых процессов

Сделать систему управления автоматизированной, чтобы она работала слаженно и эффективно, это дело не пяти минут. Просто установить программу и ждать, что она начнет решать за вас все рутинные задачи, не получится. Это процедура, которая требует взвешенного подхода и состоит из нескольких этапов. И к каждому из этих этапов следует отнестись внимательно.

Анализ и составление плана

Первый шаг к реализации оптимизирования процессов – определить цели, четко понимать, что будете улучшать и для чего. Вы должны понимать, что автоматизация принесет пользу предприятию, позволит улучшить определенные показатели. Определиться поможет описание всех процессов, оценка влияния новой системы на бизнес. Автоматизация выгодна будет в том случае, если цели компании и процессы неизменны. Подсчитайте затраты на установку и приобретение программы, обучение персонала, чтобы они не превышали ожидаемый доход. Выделите повторяющиеся процессы, отнимающие больше всего времени, и найдите инструмент для их автоматизации, чтобы он усовершенствовал работу, не меняя ее сути. Убедившись, что пересматривать структуру предприятия не придется, переходит к планированию. Для составления плана нужно проанализировать потребности клиентов и предприятия, что можно доверить специалистам.

Выбор и внедрение программных продуктов

Разработчики предлагают комплексные системы для автоматизации бизнес-процессов, программы с унифицированным функционалом. Выбирайте программное обеспечение с учетом деятельности бизнеса. Из огромного количества программных продуктов останавливайте внимание на качественных решениях, которые просто будет адаптироваться под потребности компании. Выбирайте из доступных практик по автоматизации.

• Программа под ключ. Это комплекс услуг, с подбором решения и его внедрением.
• Программа, купленная у поставщика, установленная и освоенная своими силами.
• Система, взятая в аренду. Вы заключаете договор с владельцем программного продукта, и используете его на законных основаниях за фиксированную плату, что удобно и выгодно.

Этап внедрения системы автоматизации заключается и в обучении персонала, раздаче инструкций и доступов. Сотрудники должны понимать, что программа по автоматизации направлена на облегчение их работы, а не на замену персонала.

Соединение программных приложений с общей системой предприятия

Интеграция, это важная часть работы, которая проводится постоянно. В зависимости от ситуации, может понадобиться оперативный обмен данными между продуктами, инструментом и сайтом, конфигурациями системы. Интеграция объединяет работу отделов компании и программных продуктов в одно целое. Ее суть в том, чтобы вводимые в систему-источник данные автоматически переносились в другую систему, синхронизировались между подразделениями компании.

Лучшие инструменты для автоматизации финансовых операций

Известная программа, которую используют предприятия разных размеров и отраслей для автоматизации учета финансов, это 1С. В последнее время все больше компаний переходит на альтернативное решение – ERP CRM– систему международного класса, которая является продуктом Майкрософт. Удобный сервис, который подходит для всех типов бизнеса, это приложение RemOnline. Сервис USAP.ONLINE автоматизирует учет предприятий в сфере торговли и предоставления услуг.